Schon ohne den Faktor ‚Homeoffice‘ ist erfolgreiche Leitung immer wieder eine Herausforderung und auch ein Balanceakt zwischen unterschiedlichen Aufgabenbereichen, teilweise konträren Bedarfen, Zielen und Forderungen. Deshalb wird gute Leitung durch verschiedenste Kompetenzen definiert, von unternehmerischem Denken und Handeln bis hin zu Kommunikationsfähigkeiten und diplomatischem Geschick.
Gemeinsam ist allen Führungskräften, dass sie mit Menschen zu tun haben. Dieser Faktor Mensch spielt (auch) beim mobilen Arbeiten und beim Führen aus der Distanz eine entscheidende Rolle. Und er wird häufig unterschätzt, während rechtliche und technische Rahmenbedingungen eher berücksichtigt werden.
Aufgaben der Teamleitung
Eine Teamleitung trägt nicht nur die Verantwortung, dass das jeweilige Ziel des Teams erreicht wird, sondern sie arbeiten in einem komplexen Beziehungsgeflecht von höheren Führungsebenen, Geldgebern, Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Klient*innen etc.
Dies bedeutet, dass Teamleitungen sowohl die Aufgabe und das Produkt, das Team als Ganzes und die jeweiligen Teammitglieder im Blick haben müssen.
Leitung bedeutet also Verantwortung!
Teamleiter*innen müssen sich klar sein, dass sie eine Orientierungsfigur sind.
Je verlässlicher und klarer sie Strukturen, Regeln und Prozessabläufe initiieren und betreuen, desto mehr Raum entsteht für die Mitarbeitenden, sich zu entfalten. Das gilt für das mobile Arbeiten genauso wie für das Arbeiten vor Ort.
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Stimme aus dem Seminar
Wie führe ich Mitarbeiter*innen im Homeoffice?
Eine Führung, die ihre Aufgaben und Verantwortungen ernst nimmt, stimuliert und motiviert Mitarbeiter*innen, indem sie die Fähigkeiten und Qualitäten der Einzelnen sieht, herausfordert und fördert.
Die Grundlage dafür bildet eine positive Arbeitsatmosphäre. Und vor allem anderen ist es Aufgabe der Teamleitung, diese zu schaffen.
Wie schaffen Teamleiter*innen eine positive Arbeitsatmosphäre (auch) im Homeoffice?
Gemeinsam Ziele erarbeiten
Auch bei der mobilen Arbeit sollten Ziele, sofern möglich, nicht von der Teamleitung vorgegeben werden. Stattdessen werden diese gemeinsam mit dem Team erarbeitet. Dies fördert die Identifikation mit den Zielen, das Zugehörigkeitsgefühl und steigert außerdem gegenseitiges Vertrauen.
Denkbar ist es, innerhalb eines Teammeetings mit sogenannten Breakout-Rooms, Kleingruppenarbeit zu ermöglichen. In diesen separaten Sitzungen erarbeiten Mitarbeiter*innen Teilziele, die im Plenum diskutiert und beschlossen werden können.
Konkrete Aufgabenformulierung
Nachdem die Ziele vereinbart wurden, werden daraus konkrete Aufgaben abgeleitet. Jede*r muss wissen, was er/sie zu tun hat und übernimmt die Verantwortung für die jeweilige Aufgaben. Es ist für die Zusammenarbeit wichtig, Transparenz über den jeweiligen Arbeitsstand und klare Deadlines zu kommunizieren. Am besten werden an dieser Stelle mit dem Team Informations-Routinen vereinbart.
Eine gute Möglichkeit ist beispielsweise eine teamübergreifende To-Do-Liste, die regelmäßig (wöchentlich oder täglich) von allen Teammitgliedern ausgefüllt wird. Gerade in der mobilen Arbeit geht es aber nicht darum, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu überwachen, sondern Mitarbeiter*innen Spielräume für die Erledigung ihrer Aufgaben zu eröffnen.
Gemeinsame Freigabe der erarbeiteten Lösung
Das ganze Team muss mit darüber entscheiden, ob eine Lösung fertig erarbeitet wurde oder ob noch Teile fehlen.
Gerade bei digitalen Sitzungen muss die Teamleitung darauf achten, dass jedes Teammitglied in Abstimmungsprozessen berücksichtigt wird. Denn Lösungen, die von allen getragen werden, erhöhen die Motivation und stärken die Identifikation.
Absprachen und Ergebnisse der Teamarbeit akzeptieren und realisieren
Die Teamleitung muss sich ebenfalls an Absprachen und die erarbeiteten Ergebnisse halten und darf diese nicht ohne Rücksprache ändern. Gerade wenn kurze Absprachen wie Türgespräche im Büro entfallen, ist die Gefahr von Ad-hoc-Entscheidungen und plötzlichen Anpassungen besonders hoch. Mitunter werden Mitarbeiter*innen im Homeoffice zu spät oder gar nicht über Veränderungen informiert. Dies fördert bei Mitarbeiter*innen Gefühle von Isolation oder auch Unwichtigkeit und sollte durch die Teamleitung unbedingt vermieden werden.
Weitergabe der relevanten Informationen
Am besten funktioniert dieser Ansatz, eine generell positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, wenn die Führungskraft alle notwendigen Informationen an die betreffenden Personen weitergibt. Bei mobiler Arbeit ist wichtig, hier einfache Kommunikationswege und klare Zeitfenster zu vereinbaren!
Beispielsweise über die Festlegung von Kernarbeitszeiten oder eine feste Informationsstunde pro Tag. Egal, ob die Informationen über Kurznachrichten, Anrufe oder Protokolle geteilt werden, werden so Erwartungen permanenter Erreichbarkeit oder auch Unsicherheiten über die Ansprechbarkeit von Kolleg*innen umgangen.
Anerkennungskultur im Blick
Gerade bei regelmäßiger mobiler Arbeit nimmt die Sichtbarkeit von individueller Leistung ab. Über kurz oder lang kann dies zu einer Demotivierung der Mitarbeiter*innen führen, denn Anerkennung erhöht die Motivation. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, wenn Teile des Teams oder das gesamte Team regelmäßig im Homeoffice sind, die Sichtbarkeit von Erfolgen zu berücksichtigen.
Teamleiter*innen sollten Mitarbeiter*innen regelmäßig für gute Leistungen individuell und auch vor dem gesamten Team loben.
Anregungen sind keine Kritik
Je besser es Führungskräften gelingt, Impulse aus dem Team aufzunehmen, desto mehr profitieren die Teams und auch die Ergebnisse davon. Anders als beim gemeinsamen Arbeiten in Präsenz gibt es digital häufig (noch) keine etablierte Feedbackkultur. Besonders hilfreich kann es an dieser Stelle sein, regelmäßig digitale Feedbackprozesse zu etablieren.
So verhindert eine Teamleitung auch, dass sie schwelende Konflikte mit Mitarbeiter*innen oder innerhalb des Teams durch die Distanz nicht oder erst sehr spät bemerkt.
Empfehlenswert ist es hier, verschiedene Formen von Rückmeldungen parallel zu ermöglichen: von kurzen Bewertungen mittels Icons über anonyme Online-Befragungen bis hin zu individuellen Video-Calls.
Rituale erleichtern das Führen
Ein fester Rahmen erleichtert Führungskräften die Teamführung deutlich, auch digital.
Klare und wiederkehrende Abläufe und Kommunikationsroutinen bilden dabei eine wichtige Grundlage. Feste Tage und Zeiten für digitale Meetings, wiederkehrende Deadlines oder auch eine Verabschiedung aus dem Gruppenchat am Ende des Arbeitstages sind hier denkbar. Ergänzt mit der gemeinsamen Zieldefinition bekommen Teammitglieder dadurch Sicherheit. Gleichzeitig entstehen Zeiträume individueller Arbeitsgestaltung. Dies fördert Vertrauen, stärkt den Teamgeist und die Motivation.
Stolpersteine für Führungskräfte im Homeoffice
Gerade für Führungskräfte zeigen sich manche Tücken der mobilen Arbeit besonders deutlich, denn mit steigender Verantwortung steigt die Gefahr, bestimmte Risikofaktoren auszublenden.
Beispiele dafür sind der eigene Umgang mit Zeit und Ressourcen, die Gefahr fehlender nonverbaler Kommunikationssignale und generell fehlender informeller Austausch.
Gesunde Selbstführung
Während Führungskräfte häufig befürchten, dass ihre Mitarbeiter*innen im Homeoffice zu wenig arbeiten, arbeiten sie selbst oft zu lang und zu viel. Durch die fehlende örtliche Trennung von Beruflichem und Privatem verwischt bei der mobilen Arbeit auch die zeitliche Trennung zusätzlich.
Doch Teamleiter*innen dürfen nicht vergessen, dass sie als Führungskraft auch eine Vorbildfunktion für ihre Mitarbeiter*innen haben: Der Umgang der Teamleitung mit sich selbst und anderen formuliert den Standard für das gesamte Team!
Das Erste, was Führungskräfte streichen, wenn sie selbst im Homeoffice tätig sind, sind oft die eigenen Pausen und das klare Ende eines Arbeitstages. Das Mittagessen wird am Computer eingenommen und kurz vor dem Schlafengehen werden E-Mails beantwortet und Arbeitsaufträge verteilt.
Es liegt nahe, dass es so längerfristig zu einem Burn-out oder anderen Überlastungserscheinungen kommen muss.
Informeller Austausch
Digitale Zusammenarbeit ist davon geprägt, dass der informelle Austausch komplett fehlt, schließlich gibt es keine Kaffeeküche, keine Begegnungen auf dem Flur und keine gemeinsamen Mittagessen. Dadurch fällt nicht nur der Smalltalk weg, sondern auch das ungezwungene Dampfablassen, das Teilen von Wohlbefinden oder der Austausch von Ideen.
Für eine gute Zusammenarbeit im Team und auch für die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Leitung ist der informelle Austausch existentiell.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, gezielt (digitale) Kommunikationsräume und -zeiten zur Verfügung zu stellen, die dem informellen Austausch dienen. Auch eine digitale ‚Meckerecke‘ für Mitarbeiter*innen ist denkbar, wo Jede*r schnell mal das unangenehme Kund*innen-Gespräch, den Ärger über eine verschobene Veranstaltung oder das langsame Datenbanken-Programm loswird.
Mobiles Arbeiten ist, auch durch die vergangenen Jahre, in vielen Unternehmen fester Bestandteil und wird auch zukünftig relevant bleiben. Eine gute Teamleitung ist auch auf Distanz möglich.
Aber egal, wie wir die Arbeit gestalten, das Problem von umgestoßenen Kaffeetassen und hängenden Computern werden wir wohl nie lösen.
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