Weiterbildung zum*zur Personalreferent*in

austausch coach existenzgruendungIn komplexer werdenden Arbeitswelten steigen auch Anforderungen an Personaler*innen und Führungskräfte, die in psychosozialen Kontexten tätig sind. Aktuelle Studien und Umfragen zeigen, dass seit dem zweiten Pandemiejahr eine erhöhte Wechselbereitschaft die Jobwelt durchzieht. Der Arbeitsmarkt wandelt sich, zusätzlich angetrieben durch den demografischen Wandel und Fachkräftemangel vom Anbieter- zum Nachfragemarkt. Personaler*innen kommt somit verstärkt die Aufgabe zu, gute Mitarbeiter*innen zu gewinnen und zu halten. Die Berufswelt hat sich schlagartig und nachhaltig verändert und diese Entwicklungen sind noch nicht abgeschlossen: Homeoffice hat sich als dauerhafte Option durchgesetzt und die Mehrheit der Arbeitnehmer*innen wünscht sich auch in Zukunft die Möglichkeit des hybriden Arbeitens. Eine Digitalisierungswelle durchzieht die Arbeitswelt und verändert Strukturen und Möglichkeit der Arbeitsplanung und Gestaltung.

Neben der Wahrnehmung klassischer Aufgaben ist es Ziel eines gelungenen Personalmanagements diese neuen Entwicklungen und Prozesse erfolgreich und nachhaltig zu begleiten. Die Weiterbildung zum*zur Personalreferent*in befähigt die Teilnehmenden diesen Aufgaben mit viel Knowhow und adäquaten Tools zu begegnen und den formellen und kreativen Ansprüchen an Personalführung gerecht zu werden.

Im ersten Teil der Weiterbildung steht die Personalbedarfsplanung und der Recruitingprozess im Mittelpunkt. Je nach Positionierung im Unternehmen müssen die Bedarfe von Personalverantwortlichen begründet, beantragt und durchgesetzt werden, um die Ziele des Unternehmens oder der sozialen Einrichtung zu erreichen. Eine passgenaue und vollständige Stellenausschreibung, die Menschen mit dem erwarteten Profil anspricht und klare Vorgaben zu den gewünschten Informationen und Bewerbungswegen macht, ist ein entscheidender Faktor zu einem effizienten Bewerbungsverfahren. Um negative rechtliche Konsequenzen auszuschließen sind zusätzlich Kenntnisse im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) und deren Umsetzung im Bewerbungsprozess im Personalmanagement sehr wichtig.

Im zweiten Teil der Weiterbildung steht das Bewerbungsmanagement im Fokus. Die Teilnehmenden erlernen die sichere Beurteilung der Qualität von Bewerber*innen anhand von Lebenslauf und Kriterien zu Qualifikation und bisherigen Leistungen. Ein zentraler Fokus liegt dabei auf der Fähigkeit, Arbeitszeugnisse richtig zu lesen und zu bewerten.

Im dritten Teil der Weiterbildung geht es darum, Bewerbungsgespräche erfolgreich zu gestalten. Neben dem klassischen persönlichen Bewerbungsgespräch haben sich in Pandemiezeiten das Telefoninterview und vor allem das Video-Interview etabliert, die jeweils Vor- und Nachteile bieten. Oft sind hybride Modelle eine gute Wahl. Im Bewerbungsverfahren werden viele Information durch Befragung und Beobachtung der Kandidaten*innen gewonnen und die Teilnehmenden werden in der Weiterbildung für die entscheidenden Beobachtungsfelder sensibilisiert.

Eine vertiefte Beurteilung von Bewerber*innen bieten Testungen und Assessmentcenter. Die Teilnehmenden erhalten eine Einführung in verschiedene Techniken wie die Postkorbübung oder Rollenspiele, um diese im Bewerbungsverfahren sicher einzusetzen.

Der vierte Teil der Weiterbildung behandelt vorrangig die Vertragsverhandlung. Im Mittelpunkt steht dabei für viele Bewerber*innen das Gehalt, die Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche. Personaler*innen müssen sich dabei in der Regel innerhalb bestimmter unternehmerischer oder tarifvertraglicher Vorgaben bewegen, haben aber gerade bei Führungspositionen auch Spielräume. Eine geschickte Verhandlungsstrategie und gute Verhandlungsergebnisse erzeugen eine Win-Win-Situation, da gute Mitarbeiter*innen nur gehalten werden können, wenn man adäquat auf ihre Forderungen eingeht und gleichzeitig begründete Grenzen aufzeigt, beispielweise durch bestehende Gehaltsgefüge. Thematisch berücksichtigt werden Punkte wie Verhandlungen im innerbetrieblichen Rahmen, bei Tarifverträgen, Stufengehälter sowie Vor- und Nachteile von verdeckten oder offenen Gehaltsportfolios. Darüber hinaus wird vermittelt, worauf es für ein gelungenes Onboarding und eine erfolgreiche Probezeit ankommt.

Um die Personalorganisation dreht es sich im fünften Teil der Weiterbildung. Grundlagenwissen zu Arbeitszeiterfassung und Personalorganisation werden vermittelt. Ein gelungenes Fehlzeitenmanagement stellt die Abläufe im Unternehmen sicher und reduziert Krankheitszeiten; eine vorausschauende Urlaubsplanung stellt die ungestörten Erholungsphasen für die Mitarbeitenden sicher.

Im sechsten Teil der Weiterbildung wird die Personalentwicklung in den Blick genommen. Für die meisten Mitarbeitenden spielen neben finanziellen Aspekten eine gute Work-Life-Balance und die Anerkennung der eigenen Leistung und Entwicklungsmöglichkeiten eine große Rolle. Die Teilnehmenden lernen, wie man motivierende und aktivierende Feedbackgespräche führt. Auch die Laufbahnberatung und das innerbetriebliche oder außerbetriebliche Weiterbildungsmanagement sind Aufgaben von Personalreferent*innen. In persönlichen Gesprächen werden die Wünsche der Mitarbeitenden und die Bedarfsplanung des Arbeitgebers in Einklang gebracht und in passgenauen Weiterbildungsangeboten und Aufstiegsqualifizierungen umgesetzt. Zudem werden Konzepte zum Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden und zum Wissensmanagement im Unternehmen oder der Einrichtung vorgestellt.

Im letzten Teil der Weiterbildung werden die Teilnehmenden im Konfliktmanagement geschult. Konflikte und Spannungen sind Teil der Arbeitswelt und müssen moderiert und bestimmte Fehlleistungen auch sanktioniert werden. Entscheidend für ein gutes Konfliktmanagement ist die Prävention durch Kommunikation und frühzeitige, klare Feedbackgespräche. Hierfür werden verschieden Methoden vorgestellt und eingeübt (z. B. Sandwich-Methode, KULT-Modell). Auch heikle Kommunikationssituationen wie das Aussprechen von Ermahnungen, Abmahnungen oder Kündigungen werden in Gruppenarbeiten simuliert.

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